¿Quieres hacer un evento y no sabes por dónde empezar?

Hola de nuevo!

Bueno, como ya os dije, mi experiencia profesional en el ámbito de organización de eventos es básicamente nula,... Pero gracias a un curso de Técnicas Básicas de Organización de Eventos y Protocolo, que he hecho recientemente, tengo más idea de cómo van las cosas a la hora de querer realizar alguna celebración y que no dejarte nada en el tintero...

A grandes rasgos: tenemos que tener claro lo que queremos, aunque muchas veces sobre la marcha te viene la luz y ves la forma definitiva de por dónde debes ir, el fin por el cual queremos hacer el evento en cuestión, debemos tenerlo siempre presente... Las preguntas que deberíamos hacernos cuando pensemos en ello es: 

¿Qué?– ¿Qué quiero lograr con este evento?
¿Por qué? – ¿Por qué quiero conseguirlo?
¿Quién?– ¿Quién me ayudará a conseguir mi objetivo y quién debe acudir?
¿Dónde?– ¿Dónde tendrá lugar mi evento?
¿Cuáles? – ¿Qué herramientas y materiales necesitaré para el evento?
¿Cuánto?- ¿Cuánto dinero, como máximo, estoy dispuesto a invertir en él?

Para empezar a organizarnos, lo mejor es hacernos una pequeña lista para asegurarnos de no dejarnos nada de lado y marcarnos unas fechas máximas para realizar las tareas, para que no se nos eche el tiempo encima. Un ejemplo podría ser:

1.- Hacer lista de Invitados (una base de datos).
2.- Fijar una fecha para el evento.
3.- Buscar un lugar para la celebración.
4.- Estudiar la disposición de la sala y visualizar la presentación dentro de esta; puede que se necesite inmobiliario o decoración extra.
5.- Enviar las invitaciones e insistir en la importancia de una respuesta rápida.
6.- Hacer la programación del evento (Protocolo). Hay que tener en cuenta la recepción, la celebración en sí, el acto social y la despedida.
7.- Pensar en algún obsequio para los asistentes al evento.
8.- Tener en cuenta el transporte para los asistentes.

En la programación del evento, yo haría otra sublista para ver todo lo que necesitamos en cada momento de la celebración, ya sea comida y bebida, libretas y bolígrafos, decoración, inmobiliario,... Y contar con algún imprevisto de los que es imposible deshacerse en ningún evento. 

Debemos tener presentes 2-3 proveedores por cada cosa y elegir los que más confianza nos den o los que se ajustan más al presupuesto. Pero si el que elegimos nos llega a fallar, tenemos una o dos opciones más para sacarnos del apuro.

Por último, un simple dicho: Sin prisa, pero sin pausa. Es lo mejor que se puede hacer para que todo salga bien, intentar que no nos pille el toro y no tener problema en pedir ayuda a amigos, familiares o compañeros del trabajo para poder llevar a cabo una tarea en el plazo necesario, a una persona dedicada a este tipo de organización, como es mi ejemplo.

Espero que a pesar de contaros por donde empezar a la hora de realizar vuestro evento, contéis conmigo para llevarlo a cabo. Así que para cualquier cosa, estoy a vuestra entera disposición!!!

Disfrutadlo!!!